Woher Anforderungen kommen

Mit einem klaren Ziel vor Augen ist das Erheben der Anforderungen der zweite Schritt. Dahinter steht die Frage: Was soll warum erreicht werden? Dafür muss klar sein, wer das Ergebnis benutzen wird — und wer sonst noch Einfluss darauf hat oder nehmen kann.

Erst die Beteiligten

Ohne eine Liste aller vom Projekt Betroffenen haben Anforderungen keinen Sinn, weil unklar bleibt, für wen gebaut wird und welche Ziele die anderen Beteiligten verfolgen. Typische Gruppen sind Kunden, Auftraggeber, Projektpartner und andere Abteilungen.

Für Vertrieb und Marketing lohnt es sich, aus den Kundengruppen Personas zu bilden — sie enthalten den Kontext, der für Kaufentscheidungen tatsächlich relevant ist.

Dann die Anforderungen

Mit den Beteiligten vor Augen wird das Erheben einfach: Man muss sich nur in ihre Lage versetzen. Nutzen des Projekts und Wunsch des Kunden sollten sich decken; tun sie es nicht, geht es zurück zur Zieldefinition.

Die Methode, die bei mir am zuverlässigsten funktioniert, kommt ohne Werkzeuge aus. Man nimmt einen Kunden oder eine Persona und zeichnet mit Papier und Stift dessen Reise durch das fertige Produkt. Man tut also so, als wäre es schon da: Was macht der Kunde, in welcher Reihenfolge, und was sieht er dabei?

Bei einer App skizziert man ein Telefon und malt die Inhalte auf das Display — ein Bild pro Schritt. Bei einer Dienstleistung zeichnet man den Kunden im Kontext und beschreibt seinen Weg wie einen Film; hier lohnt sich eine Tonaufnahme mit dem Telefon.

Der Papierprototyp lässt sich diskutieren und potenziellen Kunden vorlegen. Alles, was dabei als Forderung auftaucht, wird dokumentiert — gern mit dem zugehörigen Bild. Nach einigen Runden kennt man die meisten und meist auch die wichtigsten Anforderungen.

Der Haken an der Methode: Kunden liefern selten Input, der eine komplett neue Sichtweise eröffnet. Diese Perspektiven müssen im Team entstehen, etwa über Design Thinking.

Stakeholder ermitteln — ein Praxistipp

Diese Variante braucht fünfundvierzig Minuten, ein Whiteboard und Karteikarten.

Das Team teilt sich in Zweier- oder Dreiergruppen und schreibt fünfzehn Minuten lang alle Beteiligten auf, jeweils eine pro Karte. Je detaillierter, desto besser. Immer wiederkehrend: Kunden, Auftraggeber, Mitarbeitende.

Danach stellt jede Gruppe reihum eine Karte vor, die Moderation klebt sie an die Wand. Doppelte fallen weg, ähnliche werden gruppiert, Detaillierungen an ihre Gruppe gehängt — „Frau, Mitte dreißig, besser verdienend“ gehört zu „Kundinnen“. Zum Schluss fragt die Moderation, ob etwas fehlt.

Weil man es nicht allen recht machen kann, folgt die Priorisierung. Am einfachsten visuell mit einer großen Zielscheibe: Je näher an der Mitte, desto wichtiger. Foto machen, kommunizieren, fertig.