Projekte erfolgreich durchführen und abschließen

Projekte erfolgreich durchführen und abschließen

Projekte erfolgreich durchführen und abschließen

Teil 3 - Struktur und Planung

An diesem Punkt kennen Sie das Projektziel und haben Anforderungen eingesammelt. Es ist jetzt wichtig, sich nochmal die Rahmenbedingungen in Erinnerung zu rufen oder spätestens jetzt diese zu klären:

  • Wie hoch ist das Budget?
  • Gibt es feste Termine? Wenn ja welche und warum?
  • Ist klar, wer man Projekt mitarbeitet oder mitarbeiten wird und in welchem Umfang?
  • Wer ist für das Projekt verantwortlich (ich gehe davon aus, dass Sie es sind)?

Halten Sie diese Punkte in einer Übersicht fest, Sie werden sie brauchen.

Geben Sie Struktur

Mit Struktur ist gemeint, dass das Projekt einen Rahmen benötigt, in dem Dinge geklärt sind. Innerhalb des Rahmens verläuft das Projekt wie erwartet und stellt keine besonderen Anforderungen an dessen Organisation.

Insofern noch nicht vorhanden, ist eine priorisierte Liste der Anforderungen notwendig. Die Anforderung die in der Liste ganz oben steht, hat die höchste Priorität, die darunter die zweit-höchste usw. Es muss allen Beteiligten klar sein oder klar gemacht werden, dass nicht zehn Dinge Priorität eins haben können, auch wenn man das gern möchte.

Erarbeiten Sie die Prioritäten mit den Stakeholdern des Projektes und beachten Sie dabei deren Wünsche. gegebenenfalls prüfen Sie, ob die Wünsche technisch in dieser Reihenfolge umsetzbar sind.

Das Ziel muss sein, möglichst früh einen hohen (Kunden-)Nutzen zu generieren. Siehe auch rechts im grünen Kasten (Struktur: Anforderungen).

Planen der Umsetzung

Erfolgreiche Projekte haben immer einen Plan. Dieser Plan ist nicht auf Tage oder gar Stunden ausgeplant, sondern ordnet die Anforderungen den Teams oder Mitarbeitern zu und macht Abhängigkeiten sichtbar. Die Zuordnung sollte er kurzfristig gemacht werden um auf aktuelle Ereignisse oder Umplanungen reagieren zu können. Wie kommen die Anforderungen zum Team?

Nehmen wir an, es gibt nur ein Team. Dieses Team könnte entweder nur eine Anforderung bearbeiten, oder so viele wie Teammitglieder vorhanden sind. Was glauben Sie ist das Beste?

Genau: Es kommt darauf an. Jedoch ist weniger oft mehr. Konzentriert sich das Team auf ein Thema, arbeiten alle sehr zielgerichtet und alle wissen hinterher Bescheid. Sie könnten einwenden, dass sich nicht jeder mit allem auskennt und deshalb wenig Beitrag leisten kann. In der Anfangsphase kann das vorkommen; jedoch finden die Teammitglieder schnell eine Rolle, die sie selbst und das Team bereichert. Vertrauen Sie dem Team.

Zur Vorgehensweise: Setzen Sie sich mit dem Team zusammen und erörtern Sie maximal die Top 3 Anforderungen. Klären Sie Verständnisfragen ab und lassen Sie sich vom Team erklären, wie es die Anforderung umsetzen will. Gegebenenfalls benötigen Ihre Mitarbeiter etwas Zeit, sich über Architektur oder Struktur der Lösung Gedanken machen zu können. Geben Sie Ihnen diese Zeit (max. 4h) und steigen Sie dann wieder in den Dialog ein. Mehr Details finden Sie in der blauen Box (Dialog mit dem Team).

Die Umsetzung

Das Team sollte nun in der Lage sein, ein oder zwei Anforderungen umzusetzen. Gehen Sie täglich vorbei und lassen Sie sich berichten was erreicht wurde und wo es Probleme gibt. Letztere deuten auf unklare Anforderungen oder schlicht Definitionslücken hin. Beides ist normal. Beides sollte schnell beseitigt werden. Das ist Ihre Aufgabe als Projektleiter!

Fragen Sie das Team auch, wann es schätzt mit der übertragenen Aufgabe fertig zu sein? Ist die Antwort jenseits von Übermorgen, lassen Sie das Team Ihnen die Zwischenschritte erklären. Notieren Sie diese und fragen Sie dann, wann der nächste Zwischenschritt fertig ist.

Eine Aufgabe sollte nur mit sehr guter Begründung zwei Arbeitstage oder besser nur einen Arbeitstag überschreiten. Beispiel: "Wir warten darauf, dass die Sonnenblumenkerne keimen." - Hier kann man die Aufgabe aber pausieren und eine neue Aufgabe annehmen. 

Nach einigen Runden der Auftragsvergabe und -Umsetzung entwickeln alle ein Gefühl dafür, was in welcher Zeiteinheit geschafft werden kann.

Prognose

Wann werden Sie fertig sein oder was haben Sie, wenn die Zeit abgelaufen ist?

Das weiß niemand vorher! Da Sie aber die Rahmenbedingungen kennen, einen Urlaubsplan der Mitarbeiter haben und wissen, wie hoch die Arbeitsgeschwindigkeit ist (durchschnittliche Realisierung von Anforderungen pro Woche), können Sie in die Zukunft blicken.

Nehmen Sie einfach an, dass Sie auch in Zukunft mindestens 80% der bisherigen Leistung erreichen werden. Gehen Sie dann durch die Anforderungen und Sie sehen, wann Sie voraussichtlich was erledigt haben.

Diese Prognose wird immer besser, da sie auf Tatsachen basiert. Sie werden auch immer besser, da Sie die Anforderungen die zu groß waren und immer weiter zerlegt wurden, selbst zerlegen, bevor Sie sie dem Team präsentieren. Dadurch schaffen Sie eine eher konstante Größe an Arbeit. Das erlaubt Ihnen einen gute Prognose.

Ihnen und mir ist bewusst, dass es keine Schablone für alle Projekte gibt. Sollten Sie konkrete Fragen haben oder mal unverbindlich mit mir reden wollen, schreiben Sie mir eine kurze Email. Alles Nötige finden Sie auf meiner Kontaktseite.

Struktur: Anforderungen

  • es gibt eine priorisierte Liste
  • der oberste Punkt hat die höchste Priorität
  • nachfolgende Listeneinträge haben immer eine niedrigere Priorität

Das sieht dann so aus:

  1. Anforderung "Susi"
  2. Anforderung "Horst"
  3. Anforderung "Willi"
  4. Anforderung "Otto"
    usw.

Wichtig: Diskutieren Sie jetzt die Prioritäten 1-10 aus. Alles was danach folgt ist zunächst unwichtig.

Dialog mit dem Team

  • bleiben Sie immer im Dialog
  • wenn Sie die Teamleistung (be)werten wollen, dann nur positiv
  • Geben Sie insbesondere dann Feedback, wenn die Leistungen besser wurden
  • sind Sie mit der Leistung oder Kommunikation einzelner Mitglieder unzufrieden, sprechen Sie mit diesen unter vier Augen. Äußern Sie Zuversicht und Ihren Glauben daran, dass es besser werden kann.

Besprechen und Zerlegen der Anforderungen

Sie sollten in der Lage sein, Anforderungen schlüssig in wenigen Sätzen erklären zu können. Bilder oder sogenannte Wireframes können Sie hierbei gut unterstützen.

Können Sie Fragen des Teams nicht gleich beantworten, schreiben Sie diese auf und vertagen Sie die Klärung dieser Frage. Holen Sie sich dann so schnell es geht die notwendigen Informationen. Sollte es einen Wissensträger geben, der nicht Teil des Teams ist, integrieren Sie diesen in Ihre Planungsrunden.

Lassen Sie das Team nicht allein! Wenn das Team zu lange auf unklaren Anforderungen oder mit offenen Fragen allein ist, passiert Folgendes: Es beginnt Annahmen darüber zu treffen, was wohl gemeint sein könnte oder was die Antwort auf eine Frage sein könnte. Das gefährdet Ihr Projekt! Im Stillen getroffenen und dann undokumentierte Annahmen beeinflussen das Ergebnis, ohne dass dies einfach nachvollzogen werden kann.

Hinterfragen Sie, ob ihr Team alles richtig verstanden hat.

Jede Unklarheit lässt sich in dieser Phase noch günstig und durch miteinander reden beseitigen!

Dieser Artikel gehört zu einer Serie von Projektmanagement-Beiträgen. 

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