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Projekte erfolgreich durchführen und abschließen

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Teil 2 - Definierte und dokumentierte Anforderungen

Mit einem klaren Ziel vor Augen, ist das Erheben von Anforderungen der zweite Schritt. "Was soll warum erreicht werden?" ist die Frage die hinter Anforderungen steckt. Dafür ist wichtig zu wissen, wer das Produkt benutzen soll und warum. Gibt es noch andere Projektbeteiligte (Stakeholder) die Einfluss haben oder ausüben können?

Wer ist am Projekt beteiligt und betroffen?

Ohne eine Liste aller vom Projekt Betroffenen, haben Anforderungen keinen Sinn. Warum? Weil wir nicht wissen, für wen das Projekt umgesetzt wird und welche Ziele mögliche andere Beteiligte verfolgen.

Mögliche andere Beteiligte sind Projektpartner, Auftraggeber oder andere Abteilungen im Unternehmenskontext. Zur Ermittlung der Stakeholder, siehe grüne Box.

Für den Vertrieb und das Marketing ist es ebenfalls hilfreich, aus den ermittelten Kunden und Kundengruppen sogenannte Personas zu erstellen. Personas umfassen meist noch mehr Kontext wie beispielsweise finanzielle oder gesellschaftliche Hintergrundinformationen die für das Produkt/Projekt relevant sind.

Woher kommen nun die Anforderungen?

Mit den Kunden und anderen Stakeholdern vor Augen, ist es viel einfacher Anforderungen zu ermitteln. Man muss sich "nur" in die Lage der Stakeholder versetzen. Der Nutzen des Projektes und die Wünsche des Kunden sollten sich decken. Wenn nicht, ist das Projekt hier zu Ende und es kann wieder bei der Zielbestimmung angefangen werden.

In anderen Projekten kommt die Projektidee von einem Produktmanager. Dieser hat (hoffentlich) Kunden befragt und/oder deren Nutzungsverhalten analysiert oder ist auf Probleme gestoßen, die er für Kunden lösen möchte. Daraus ergab sich dann Input für das Ziel des Projektes und nun etwas konkreter für die Anforderungen.

Nun zum eigentlichen Thema; wo kommen die Anforderungen her? 

Man nehme einen Kunden (oder Persona) und bilde (mit Papier und Stift) dessen Reise durch das fertige Produkt ab. Man stellt sich also vor, das Produkt wäre fertig. Was macht der Kunde dann und wie macht er das. Jeden Schritt kann und sollte man dokumentieren. Diese Doku gelingt am besten mit Papierprototypen. 

Bei einer mobilen Anwendung (App) zeichnet man sich einfach ein Telefon auf und mal Inhalte auf das Display. Für jeden Schritt gibt es ein Bild. Dabei kann man Papierbausteine benutzen und Fotos machen oder jeden Schritt einzeln bauen und aufkleben. 

Für Dienstleistungen bietet es sich an, tatsächlich einen Kunden zu zeichnen. Dieser wird auf dem Bild in den Kontext des Produktes gesetzt und die Reise des Kunden wird wie in einem Film beschrieben. Insbesondere bei dieser Variante bietet es sich an, mit dem Smartphone oder einer Kamera einen Film mit Ton aufzunehmen.

Der fertige Film oder der Prototyp auf Papier kann dann prima diskutiert oder potentiellen Kunden zur Verfügung gestellt werden um weitere Informationen zu erhalten.

Alles was als Forderung auftaucht wird dokumentiert. Ggf. gibt es noch das Bild dazu oder einen Hinweis auf den Kontext.

Nach einigen Runden sind dann die meisten und oft auch die wichtigsten Anforderungen bekannt.

Hinweis: Ein Nachteil dieser Methoden ist, dass der Kunde selten Input liefert der komplett neue Sichtweisen zulässt. Diese neuen Perspektiven müssen im Team bei der Suche nach neuen Lösungen entstehen. Dafür bietet sich bspw. Design Thinking an.

Lesen Sie im dritten Teil, wie Sie dem Projekt Struktur geben und in die Planung einsteigen können.

Stakeholder ermitteln - Praxistipp

Eine Methode mit der ich gute Erfahrungen gemacht habe um die Stakeholder zu ermitteln ist relativ einfach und schnell.

Ich gehe davon aus, dass es ein Team gibt, egal ob Führungsteam oder Projektteam. Einer der Teilnehmer moderiert. Er (oder Sie) achtet auf die Zeit und ordnet das Ergebnis. Benötigt wird ein Flipchart oder Whiteboard und (selbstklebende) Karteikarten.

Die Teammitglieder teilen sich in 2-er oder 3-er Gruppen auf und schreiben alle am Projekt beteiligte auf separate Karteikarten. Folgende Gruppen kommen immer wieder vor: Kunden, Auftraggeber, Mitarbeiter. Je detaillierter die einzelnen Beteiligten erfasst werden, desto besser.

Nach 15 Minuten ist Schluss. Der Moderator lässt die Teams reihum je eine Karte kurz vorstellen und er klebt es an die Wand (oder das Whiteboard). Während des Prozesses werden gleiche Karten einfach weggelassen, ähnliche gruppiert und Detaillierungen an die Gruppen gehängt. Beispielsweise gehört "Frau, Mitte 30, besser verdienend" zur Gruppe "Kunden (allgemein)" oder "Kundinnen".

Das Team soll am Ende vom Moderator befragt werden, ob etwas fehlt oder wie die Stakeholder weiter gruppiert bzw. verallgemeinert werden sollen.

Da man es nicht jedem recht machen kann, muss definiert werden, welcher Stakeholder wichtiger ist. Stehen also alle Stakeholder fest, müssen diese priorisiert werden. Das geht visuell am einfachsten mit einer großen Zielscheibe. Je näher ein Stakeholder an der Mitte ist, desto wichtiger ist er.

Foto machen. Kommunizieren. Fertig.

Dieser Artikel gehört zu einer Serie von Projektmanagement-Beiträgen. 

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